Делопроизводство в нотариальной конторе и у нотариуса, занимающегося частной практикой.

Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие документы и журналы: журнал входящей корреспонденции, журнал исходящей корреспонденции, разносная книга для местной корреспонденции, книга жалоб и предложений, контрольная картотека или папка. За правильную организацию делопроизводства в гос нотариальной конторе несет от-ть ее руководитель, а в конторе частнопрактикующего – он сам или назначенный им ответственный, если кроме него есть др нотариусы или помощник нотариуса. На любом документе должно быть указано его наименование6 приказ, справка, отчет, сведения и т.д., должен быть составлен заголовок, кот формулируется составителем и должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа. Определенные правила должны быть соблюдены и при написании адреса: кому адресуется документ, наименование учреждения или его структурного подразделения указывается в Им. Падеже, а должность и фамилия адресата в дательном, почтовый адрес указывается после названия учреждения. Дата на документе проставляется путем написания числа и года цифрами, а месяца – прописью или тремя парами арабских цифр (05.05.03г.). если документ составлен на чистом листе бумаги, а не на бланке, то дата проставляется слева внизу ниже подписи. В состав подписи входит обозначение должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка. Регистрации подлежат все документы, поступающие в контору и требующие исполнения. Не регистрируются письма в адрес об-венных организаций, личная переписка, любые др документы, не связанные с д-тью конторы. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой странице проставляется регистрационный штамп. Все документы, подлежащие регистрации, вносятся в Журнал входящей корреспонденции под порядковым номером, этот номер указывается в регистрационном штампе. В журнале обязательно указывается и номер наряда, в кот будет храниться этот документ после его исполнения. Заявление о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об уплате расходов за счет наследственного им-ва, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома обязательно регистрируется в Журнале входящей корреспонденции, если они поступили по почте, а затем передаются нотариусу для исполнения. После этого они подлежат обязательной последующей регистрации в соответ книгах и журналах. Документ считается исполненным, когда решены все поставленные в нем вопросы и дан, если это необходимо ответ корреспонденту. После исполнения документ подшивается в соответ наряд, на нем делается отметка об исполнении, если нет документа, подтверждающего исполнение документа. Отметка об исполнении представляется собой краткую отметку об исполнении, а также слова «в наряд» или «в дело», где этот документ будет храниться. Такая отметка делается на первой странице первого листа, а если там нет места на его обороте. Все исходящие документы регистрируются в Журнале исходящей корреспонденции. На зарегистрированном документе ставится номер, соответ порядковому номеру по Журналу и номеру дела, в кот копия этого документа будет храниться. Корреспонденция отправляется по почте или ч/з рассыльного. Рассыльный вручает документ адресату под расписку в Разносной книге. Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляется руководителем гос нотариальной конторы и нотариусом в конторе частнопрактикующего нотариуса.