Нотариальные документы и документы, на основании кот они совершены, а также реестры и книги учета хранятся в нотариальной конторе в течении десяти лет, а затем сдаются в гос архивы. На дела постоянного хранения составляются описи, кот представляют собой перечень заголовков дел с вкл необходимых сведений о их составе и содержании. Одновременно с подготовкой документов осуществляется отбор документов, подлежащих уничтожению, что оформляется актом. При отбору документов для постоянного хранения и уничтожения комиссия, создаваемая в нотариальной конторе из трех человек, руководствуется действующими правилами, инструкциями Главного архивного управления, соответ указаниями Министерства юстиции. Уничтожение документов производится после того, как описи дел постоянного хранения утверждены архивным учреждением. Все документы до сдачи в архив должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, и в условиях обеспечивающих сохранность. Изъятие и выдача документов из дел не разрешается. В исключительных случаях по требованию суда, прокуратуры, органов следствия и дознания в связи с находящимися в их произвостве угол делами такое изъятие может быть произведено с обязательным оставлением заверенной копии изъятого документа, составлением протокола выемки или запроса суда. В случае расторжения договора отчуждения из архива конторы выдается правоустанавливающий документ продавцу (дарителю), имевшийся у него до заключения расторгаемого договора об отчуждении им-ва. По окончании года в нотариальной конторе производится подготовка дел для архивного хранения: уточняется систематизация документов в делах, производится их оформление, дела постоянного или долговременного хранения заключаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются прочной ниткой в 3-4 прокола. Листы дел нумеруются карандашом в правом верхнем углу у каждого листа документа. Если на листах уже была нумерация, но она не совпадает с новой, то прежние номера зачеркиваются карандашом, а новые ставятся рядом. В конце каждого дела производится запись о количестве прошитых и пронумерованных листов с подписью ответственного лица. На обложке дела должен быть заголовок в соответ с номенклатурой дел, др необходимые записи – о кол-ве листов, годе образования. Записи должны быть совершены четко, светостойкими чернилами или тушью.