Система документов. Формирование структуры системы документов, программная реализация структуры папок, создание форм сводных документов, защита файлов. Поиск документов. Системы машинного перевода.

Различают следующие виды систем документов:1. Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:Инструкция Инструкция по документационному обеспечению управленияИнструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.Должностная инструкция Должностная инструкция специалиста 2-й категорииДолжностная инструкция кассира и др.Положение Положение об отделеПоложение о совете директоров и др.Регламент Регламент коллегии Регламент работы руководства и др.2. Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:План План мероприятий по выполнению постановления…План социально-экономического развития коллектива организацииПлан работы совета директоровБизнес-план План работы отдела Индивидуальный план работы и др.3. Система распорядительной документацииРаспорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:Приказ Приказ о распределении обязанностей между руководствомПриказ о создании филиала (отделения, представительства)Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)Приказ о финансировании работ…Приказ о приеме на работу Приказ о командировании и др.4. Система отчетной документацииОтчет Отчет о научно-исследовательской работеОтчет о командировкеОтчет о работе структурного подразделенияОтчет о проведении рекламной кампании и др.5. Система информационно-справочной документацииКаждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:Акт Акт ревизииАкт проверки финансово-хозяйственной деятельностиАкт приема-передачи делАкт экспертизы и др. Письмо Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договораПисьмо (претензия) о нарушении условий договораПисьмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.6. Система договорной документацииДоговор Договор купли-продажиДоговор поставкиДоговор аренды (договор субаренды)Договор подряда (договор субподряда)Договор комиссииДоговор перевозки и др.6. Системы документации обеспечивающего типаРассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Структура Системы определяется номенклатурой объектов стандартизации и нормирования. Для каждой группы однородных объектов формируется комплекс взаимосвязанных документов различных видов, объединяемых единством их цели и задач. В составе комплексов, при необходимости, разрабатывают основополагающие нормативные документы, в которых устанавливают положения, общие для объектов комплекса.В Access существует несколько способов создания форм. 1. Автоформа - автоматическое создание формы с использованием одного из стандартных шаблонов. Это наиболее простой и быстрый способ создания формы. 2. Мастер форм - создание формы с помощью мастера (в зависимости от назначения формы Мастер предлагает на выбор стандартные шаблоны и стили оформления). 3. Конструктор - создание формы на основе пустого бланка при помощи инструментальных средств конструктора форм. 4. Мастер диаграмм - создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы. 5. Мастер сводных таблиц - создание сводной таблицы Microsoft Excel на основе таблиц или запросов Access. Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому, содержимое формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах. Формы используют те же поля, что и таблицы, поэтому связи между форматом ввода и управления данными в этом случае не нарушаются. Для обработки готовых форм предназначен конструктор форм. Чтобы создать форму, необходимо на вкладке "Формы" окна базы данных нажать кнопку "Создать". На экране появится диалоговое окно "Новая форма", в котором программа предлагает пользователю выбрать способ создания формы. Наиболее доступный способ создания формы с помощью Мастера форм. Кроме того, в поле, находящемся в нижней части окна "Новая форма", необходимо указать таблицу или запрос, на основе которых будет создана форма.Для успешного поиска информации рекомендуется указывать слово или его часть (не менее трех букв). Искать по словосочетанию неэффективно.Например, вам необходим Перечень документов для оформления и регистрации виз членам семьи сотрудников представительства. Лучший способ найти этот документ – указать в строке поиске слова «регистрация», «виза» или «сотрудник».ОС Windows, устанавливаясь на НЖМД, создаёт на нём много различных папок. И чем выше версия Windows, тем больше папок в её составе. И каждой отдельной папки свое предназначение. Windows 95.Command – здесь хранятся файлы и драйвера DOS. Раньше в DOS входило много различных файлов (утилит, драйверов и т. д.), однако в Windows их количество сильно сокращено, т. к. многие из них уже не используются. Но в этой папке можно встретить русскоязычные драйвера для клавиатуры и экрана монитора (в DOS без этих драйверов русские слова будут писаться закорючками, т. к. кодировки в этих ОС разные), Scandisk для DOS, текстовой процессор больших файлов, программы для форматирования, разбиения, установки метки жёсткого диска и др.Config – папка содержащая файлы конфигурации оборудования вашего ПК. Настраиваются конфигурации в панели управления в настройках Система.Cookies – тут находятся специальные cookie-файлы, которые принимает IE, когда Вы находитесь в Интернет для удобства работы с сайтами. Эту папку можно иногда безболезненно удалять.Cursors – здесь хранятся курсоры для вашей мыши. Совет: при установке Windows убирайте флажок с Указатели мыши, т. к. они некрасивые, а живые указатели, например, песочные часы или вращающаяся планета, автоматически устанавливаются с Windows.Fonts – здесь хранятся установленные в системе шрифты. Эту папку можно открыть также из панели управления.Help – здесь хранятся файлы справки ОС и иногда других программ.History – папка журнала ранее просмотренных ссылок в Интернет.Inf – в этой папке находятся inf-файлы, которые содержат параметры установки устройств в Windows. Не надо путать inf-файлы с драйверами, которые обычно имеют расширение *.drv.Media – тут находятся звуковые файлы Windows.Pif – в этой папке по идее должны храниться pif-файлы (ярлыки для DOS приложений).Recent – эта папка содержит ярлыки для документов, открывавшихся в последнее время. Её содержимое - основа для меню Документы в кнопке Пуск. Её содержимое можно безболезненно удалять.SendTo – эта папка содержит ярлыки на те места, куда Вы отправляете файл или папку, нажав на них правую мышку и выбрав пункт Отправить. Эту папку можно удалить, и тогда в меню не будет появляться пункт Отправить.ShellNew – дополнение к меню Создать, с помощью которого можно создавать документы, папки, ярлыки и др.Sysbckup – папка для хранения резервных копий файлов, необходимых Windows, например реестра.System – здесь хранятся драйвера, программное ядро Windows, различные части приложений (dll библиотеки), части Панели управления (cpl.* файлы) и др.System32 – дополнение к папке System, содержит в основном драйвера.Temp – место для хранения tmp-файлов (временные файлов, которые создаются приложениями во время работы). Эту папку можно удалять безболезненно, если ни одна из работающих программ её не использует в данный момент.Temporary Internet Files – папка кэша страниц Интернета для IE.Главное меню – содержимое кнопки Пуск.Избранное – папка для хранения ярлыков для ваших самых важных или лучших документов.Рабочий стол – реальная физическая папка на жёстком диске, соответствующая содержимому Вашего нереального рабочего стола.Защита файлов Windows (WFP) служит для предотвращения перезаписи программами важных файлов операционной системы. Такие файлы нельзя перезаписывать, поскольку они используются как самой операционной системой, так и другими программами. Защита таких файлов необходима для предупреждения возможных неполадок в работе операционной системы и установленного программного обеспечения.Механизм WFP отвечает за защиту важных системных файлов, устанавливаемых вместе с Windows (например, файлы с расширениями dll, exe, ocx и sys, а также некоторые шрифты True Type). Проверка правильности версии защищенных системных файлов производится с помощью подписей файлов и файлов каталога, созданных в процессе подписывания. Замена защищенных файлов операционной системы возможна только посредством следующих механизмов. При установке пакетов обновления для Windows с помощью программы Update.exe. Для защиты файлов операционной системы в WFP предусмотрены два механизма. Первый механизм работает в фоновом режиме и активируется после того, как WFP получает уведомление об изменении папки для файла из защищенной папки. После получения этого уведомления WFP определяет, какой файл был изменен. Если был изменен защищенный файл, WFP находит в файле каталога подпись защищенного файла для проверки правильности версии нового файла. Если версия является неправильной, новый файл заменяется исходным из папки кэша (если он там имеется) или источника установки. В мире существует очень много программ машинного перевода. В России наиболее распространены системы Stylus (фирма «ПроМТ») и ПАРС (фирма «Лингвистика 93»). Stylus предназначена для профессионального перевода больших объемов информации, но ее лицензионная копия достаточно дорога. Что же касается использования пиратских копий, то они, как правило, имеют всего один-два словаря с относительно небольшим количеством слов. В лицензионной же копии есть широкий выбор специализированных словарей. Система ПАРС по некоторым параметрам уступает Stylus, хотя для бытового использования она достаточно удобна и, что очень важно, цена ее лицензионной копии доступна (компакт-диск с этой программой и несколькими специализированными словарями стоит около $20). Эта система спокойно работает в среде Windows 3.1 и более поздних версий. Есть даже ее версия для операционной системы MS DOS, что позволяет использовать для машинного перевода устаревшие компьютеры с процессорами 80286, которые вполне пригодны для обработки текстов. В дальнейшем речь пойдет о версии ПАРС для Windows, работающей в среде операционной системы Windows 95.Сейчас наблюдается новый всплеск интереса к системам машинного перевода в связи с развитием сети Internet. Миллионы людей, говорящих на разных языках, оказались в едином информационном пространстве. Доминирует в Сети английский язык, но есть пользователи, которые им не владеют, как, впрочем, есть множество Web-страниц, написанных не по-английски. Для облегчения просмотра страниц Internet на незнакомом пользователю языке появились дополнения к броузерам, которые осуществляют немедленный перевод выбранных пользователем фрагментов просматриваемой Webстраницы. Достаточно лишь выделить часть текста мышкой и перенести ее на специальную панель либо нажать указателем на специальную кнопку меню. Примером такого переводчика является система Web Trans Site фирмы ПроМТ, созданная на базе программы Stylus, которая подключается как к броузеру Netscape Navigator, так и к броузеру Microsoft Internet Explorer.