Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с офисными документами. В последнее время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение управления - ДОУ. Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу. В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать. Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводство". В изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н.Воронцова "Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству" можно прочесть: "Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг".Значение этого понятия не изменилось и по сей день даже в наше компьютерное время. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение:Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи делопроизводства заключаются в следующем:- оформление деловых документов в соответствии стребованиями стандартов- создание условий для движения документов (организация регистрации документов, контроль за движением документов и сроками их исполнения)- создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии сноменклатурой дел)- создание условий для хранения документовОфициальные документы подразделяют на:- управленческие;- научные; > технические;- технологические;- производственные и др.Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства.В состав управленческой документации входит следующая:- организационная;- распорядительная;- информационно-справочная;- по личному составу;- плановая.Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") от 1 июля 1998 гСостав документов в организации зависит от:- порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);- объема и характера взаимосвязей в организации; - характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.- повышение квалификации работников службы ДОУ.Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. 1.документы по общим и административным вопросам2. документы по функциям управления. Документы классифицируются по:- наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. - месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); - содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); - форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные и - срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; - происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными; - виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; - средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы и т.д. Автоматизацией документооборота на российском рынке информационных технологий занимается много фирм. Существуют две тенденции. В первом случае документооборот рассматривается как составная часть делопроизводства. Автоматизация делопроизводства, в свою очередь, представляет собой часть процесса создания информационной системы предприятия (учреждения), который выполняется для автоматизации уже существующих бизнес-процессов, либо для их изменения в сторону повышения эффективности. Такой подход характерен для системных интеграторов. Они имеют, как правило, коробочную версию автоматизации делопроизводства с той или иной степенью унификации для мелких и средних клиентов. Автоматизация крупных банковских, государственных и коммерческих структур - процесс индивидуальный. Вторая тенденция - это использование узкоспециализированных программ, предназначенных только для контроля и управления потоком документов. Такие системы работают, как правило, с большими объемами документов. Они хорошо совместимы с другими офисными системами и как нельзя более кстати для тех клиентов, которые хотят сохранить в тайне свои системы автоматизации и остаться независимыми от поставщика программного обеспечения (ПО). Разработчики программ документооборота оказываются в ситуации совмещения желаемого и действительного. Им приходится не только ориентироваться на существующий рынок, но и активно создавать его, имея в виду мировой процесс развития компьютерной техники и программного обеспечения. Все попавшие в поле зрения программы работают со следующими видами документов: структурированные, неструктурированные, бумажные и электронные. Структурированные документы отличает жесткость формы. Информация, необходимая для дальнейшей обработки, находится на определенных полях, которые считываются и заносятся в виде записей в базу данных. Примеры таких документов - финансовые документы, анкеты. Некоторые производители, использующие технологии Lotus Notes, в частности "Интерпроком", структурируют документы более свободной формы, например, договоры. При работе со структурированными документами необходимо применять технологии сканирования и распознавания (такова, например, технология Tiger Forms, распознающая рукописные символы). Систем сканирования и распознавания на российском рынке две: Cunei Form и Fine Reader. Обе имеют хорошую репутацию. Системы распознавания необходимы также, если вы имеете дело с бумажными документами, которые поступают в систему делопроизводства путем сканирования и распознавания, это - письма, факсы, рекламные проспекты и пр. Другой вид документов - электронные документы. Ориентируясь на многообразный рынок ПО, системы документооборота распознают практически все форматы - от ДОСовского txt до графического tif или rtr. А также используют различные каналы приема-передачи информации: электронную почту, факс, телекс, телетайп, Интернет и др. Создание документа - это не только обработка входящего документа, но и генерирование исходящего. Самый простой путь, используемый всеми системами, - это использование текстовых редакторов для создания неструктурированного документа и занесения его в базу данных посредством присвоения реквизитов. Структурированные документы генерируются по шаблонам путем заполнения необходимых полей. Автоматизация призвана исправить недостатки, свойственные бумажному документообороту, это - затрудненность параллельной работы, сложность получения информации о прохождении документа. Существует вероятность потери документа и возможность ошибок, в структурированных документах можно пропустить незаполненное поле, в конце концов, его можно потерять или просто похитить. Электронный документооборот позволяет минимизировать потери от этих недостатков. Все известные системы документооборота могут работать как в режиме автономного пользователя, так и по технологии клиент--сервер. Документы хранятся в базах данных. По традиции они объединены в папки, имеют иерархическую структуру и контроль доступа. Системы документооборота, созданные на основе Lotus Notes, отличает многоуровневый контроль доступа к документу. Закрытыми могут быть весь сервер, база данных, шаблон, документ, часть документа или отдельное поле. Кроме этого, хранятся версии документов, история работы с ними и пр. В основном, системы делопроизводства ориентированы на обработку документов текстового и графического профиля. Но встречаются и такие, которые работают с популярными векторными форматами САПР, широкомасштабными и многостраничными сжатыми растровыми изображениями. (Такие программы поставляет, в частности фирма TerraLink.) Это уже не делопроизводство, а обслуживание инженерных проектов. Если в организации уже есть архив в том или ином виде, при автоматизации документооборота необходимо обратить внимание на инструменты совмещения существующего архива и системы автоматизации делопроизводства. Использование накопленной информации может происходить двумя путями - путем импорта существующих документов в архив, либо импорта существующей базы данных как единицы хранения архива. В зависимости от объема делопроизводства фирмы, производящие программы автоматизации делопроизводства, масштабируют свои решения. Особенно это касается количества клиентских мест в архитектуре клиент - сервер и используемых СУБД. Если для мелких и крупных объемов вполне подойдут инструменты Lotus Notes, то для более крупных необходимы, например, СУБД Oracle, SQL, Informix, Btrieve и др. и соответствующие платформы к ним.