Формирование дел состоит из распределения и группировки документов по делам, расположения документов внутри дел в определенной последовательности. По окончании календарного года обложку дела нужно дооформить: проставить количество листов дела и уточнить крайние даты томов.
Признаки группировки документов дела:
-номинальный - указывает на вид документов, подшиваемых в дело;
-авторский - в заголовках к распорядительным документам, протоколам, отчетам, планам после указания вида документов указывают автора;
-предметно-вопросный (основной), отвечающий на вопрос «о чем документы?». Следует помнить, что в дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу;
-корреспондентский - определяется по реквизиту «Адресат» или по названию корреспондентов организаций, от которых будут получены документы;
-хронологический - содержит указание о том, за какой период сгруппированы документы в деле;
-географический, при котором в дело группируют документы нескольких организаций, объединенных признаком территориальности (региона).