Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:
- прием и первичная обработка поступающих документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
- информационно-справочная работа;
- направление на исполнение;
- контроль исполнения;
- исполнение документов;
- отправка документов адресатам;
- формирование дел в соответствии с номенклатурой;
- хранение и использование документов в текущей деятельности;
- подготовка и передача дел в архив.
Все документы организации делятся на три документопотока.
Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т. д.) и документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т. д.); предложения, заявления и жалобы граждан и другие.
Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т. д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.
Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т. д.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.