Перечень документов с указанием сроков хранения — систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.
Перечни документов могут быть следующих видов:
- типовые — для всех организаций;
- примерные — для однородных организаций;
- ведомственные — для отдельных отраслей деятельности.
Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.
Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т. п.). Поэтому министерства, ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.
В 1989 году был издан Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Но этот перечень не отражает наличие в стране организаций разных форм собственности и возникновение новых видов и разновидностей документов, так как был ориентирован на систему государственных учреждений, существовавшую в то время.
В 2000 году издан Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который является логическим продолжением перечня 1989 года.
Перечни состоят из основной части и вспомогательного справочного аппарата.
Основная часть (описательные статьи) - это наименования видов и разновидностей документов с указанием вопросов деятельности организаций и сроков хранения.
Вспомогательная часть (справочный аппарат) включает в себя указания по применению перечня, указатель видов документов, список сокращений и др.
Начинаются перечни с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям. Статья — это порядковый номер заголовка дела.
Описательная статья (табл.) в перечне содержит: порядковый номер; наименование видов и разновидностей документов; сроки хранения; примечания.
Перечни включают в себя 12 разделов, отражающих основные направления деятельности организаций независимо от уровня в системе управления, вида деятельности и формы собственности: организация системы управления, планирование деятельности, финансирование и т. д. Разделы перечня разделяются на подразделы по более узким вопросам.
Документы в разделах и подразделах перечня расположены по значимости вопросов и видам документов.
Статьям в перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа 1).
Перечень не содержит конкретных заголовков дел, а дает только обобщенное наименование каждого вида документа с указанием сроков хранения и вопросов деятельности организаций (графа 2).
Срок хранения дел исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Отметка «ЭПК», проставленная в перечне рядом с указанием временного срока хранения, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и судьбу таких документов решает экспертная комиссия (ЭК) организации после полистного изучения дела.
Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение. Их срок хранения не может быть менее одного года.
Примечания, используемые в перечне, комментируют и уточняют сроки хранения документов.
Организации, документы которых поступают на хранение в государственные архивы, без изменения используют те сроки хранения, которые указаны в графе «Срок хранения документов» (графа 3).
Организации, не являющиеся источниками комплектования, вместо срока «Постоянно» используют срок хранения «10 лет», то есть самостоятельно преобразуют указанный срок хранения. Но это правило распространяется не на все документы.
Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организациях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения и другие учредительные документы.
Временные сроки хранения применяются всеми организациями.