Оперативное хранение проводится в службе ДОУ, других структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив.
Оперативное хранение подразделяется на:
а) хранение документов в процессе их исполнения
б) хранение исполненных документов
Документы во время их исполнения должны хранится у исполнителя в специальных папках с надписями «На подпись», «Срочно», « На исполнении». На этой паки указывается Ф.И.О, телефон.
Папки с неисполненными документами хранятся так, чтобы в случае болезни, командировки исполнителя, можно было передать на исполнение другому специалисту.
Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках типа папка-скоросшиватель документов кратковременных сроков хранения т.к. в скоросшивателе документы располагаются в обратной хронологической последовательности.
Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления на шнурках. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Данные документы могут приниматься в ведомственный архив, в том виде в каком они сформировались в делопроизводстве.
Также в делопроизводстве хранятся дела, с постоянным сроком действия.
Дела оставшиеся в оперативной деятельности удобно хранить в шкафах, стеллажах.
Запрещается хранить дела в столах сотрудников.