Рациональный документооборот должен отвечать следующим требованиям:
- прохождение документов в организации должно быть оперативным;
- движение документов в организации должно быть прямоточным, то есть желательно, чтобы документ не проходил одну и ту же инстанцию дважды;
- движение документов должно быть целесообразным, документ должен проходить только через те пункты, которые необходимы;
- процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.
Документооборот- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документооборот является частью организации работы с документами.
Единые требования к организации работы со всеми документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.
Объем документооборота выражается дробью, где в числителе отражено количество основных документов, а в знаменателе - число экземпляров их копий.
Документооборот каждой организации анализируется службой документационного обеспечения управления. Результаты такого анализа необходимы для расчета:
- необходимой численности делопроизводственного персонала;
- загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами;
- эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства.
Форма справки об объеме документооборота приведена в примере 1.