Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием их сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Назначение номенклатуры дел:
- распределение исполненных документов в дела;
- систематизация и учет дел;
- закрепление индексов дел;
- установление сроков хранения дел.
Кроме того, номенклатура дел:
- служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
- используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
- является основой для составления актов на уничтожение дел;
- может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.
Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.
Номенклатуры дел бывают трех видов: типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).
Типовая номенклатура дел:
- является нормативным документом;
- содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в процессе работы однородных по характеру деятельности и структуре организаций;
- устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли;
- применяется без внесения изменений в заголовки дел, конкретизируя только наименования организаций и отделов.
Примерная номенклатура дел:
- устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но различных по структуре организаций;
- носит рекомендательный характер;
- допускается исключение дел, которые не образуются в деятельности конкретной организации, и добавление новых с указанием их индекса.
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств, утверждаются их руководителями и служат пособиями для составления конкретных номенклатур дел.
Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями при составлении индивидуальных (конкретных) номенклатур дел для организаций, входящих в данную единую сеть.
Каждая организация, учреждение, предприятие должны иметь индивидуальную (конкретную) номенклатуру дел.
Индивидуальная (конкретная) номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.