В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются, две задачи:
- отобрать ценные документы для вечного хранения, а документы, имеющие долговременное практическое значение, - для длительного хранения (свыше 10 лет);
- выделить к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, черновики, дублетные документы.
Сдача дел в ведомственный архив (архив организации) проводится через год после окончания их делопроизводством.
Важнейшим условием при проведении экспертизы ценности любых категорий документов является принцип всесторонности и комплексности изучения документов.
Для правильной оценки документов ни один из них не может рассматриваться изолированно от других. Документы должны изучаться и оцениваться в комплексе: одни документы дополняют другие; могут быть документы с повторяющимся содержанием; информация, содержащаяся в одних документах, поглощается другими документами и т. п.
Критерии экспертизы ценности — это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
К важнейшим критериям относится значимость организации или лица в жизни общества, в результате деятельности которых созданы документы.
Критерий оценки происхождения документов позволяет разделить все учреждения, предприятия и организации примерно на 3 группы.
К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность.
Вторую группу составляют организации местного значения. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно.
Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.
К главным критериям экспертизы ценности относится также критерий содержания документа и поглощенность содержания.
Поглощенность содержания. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации.
Группу второстепенных критериев составляют критерии внешних особенностей документов:
- подлинность,
- копийность,
- особенности передачи текста,
- внешний вид,
- физическое состояние документа.
Методика проведения экспертизы ценности требует начинать изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каждого структурного подразделения с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопросов:
- руководства;
- планирования;
- финансирования;
- контроля работы организации;
- деятельности подведомственных организаций;
- результатов этой работы.
Второй этап экспертизы начинается в структурных подразделениях с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения:
- постоянного;
- длительного (свыше 10 лет);
- временного (до 10 лет включительно).
Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения и с отметкой ЭПЛ просмотреть полистно в целях выявления и изъятия ошибочно попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить к уничтожению или обосновать их хранение.
В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики,
дублетные экземпляры.
Ответственный момент экспертизы — выявление документов, содержащих повторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, содержащие наиболее полную информацию.
Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК организации.
Результатом экспертизы ценности документов в структурном подразделении являются годовые разделы описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел данного структурного подразделения.
В акты на уничтожение включаются только те дела, срок хранения которых уже истек.
Акт составляется, как правило, на дела всей организации и утверждается руководителем организации после того, как опись дел постоянного хранения за этот год утвердит ЭПК архивного учреждения (если организация передает свои документы на хранение в государственный архив).
Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел данного подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Составление акта и уничтожение документов возможно только после составления годовых разделов сводных описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу за соответствующий период и утверждения их руководителем организации.
Третий этап экспертизы ценности документов предусматривает подготовку дел к сдаче в государственный архив (при необходимости).