Для обобщения информации о резервах по сомнительным долгам предназначен счет 63 «Резервы по сомнительным долгам».
Согласно п. 1 ст. 266 НК РФ под сомнительной задолженностью понимается любая задолженность перед налогоплательщиком, которая не погашена в установленные договором сроки и не обеспечена залогом банковской гарантией и т. п.
На основании проведения инвентаризации задолженности на конец отчетного периода формируется резерв по сомнительным долгам. Все просроченные суммы разделяются на три группы:
1) сроком до 45 дней – по ним резерв не создается;
2) сроком от 45 до 90 дней – резерв создается в размере 50 % от суммы задолженности;
3) сроком свыше 90 дней – резерв создается в размере 100 % от суммы долга.
Не более 10 % от суммы выручки должна составлять общая сумма, а отчисления в резерв производятся на конец отчетного периода.
Согласно НК РФ созданный резерв может быть использован только на покрытие убытков по сомнительным долгам.
Списание дебиторской задолженности за счет резерва происходит по следующим основаниям:
1) по истечении срока исковой давности (3 года) (ст. 196–197 ГК РФ);
2) вследствие невозможности его исполнения (ст. 416
ГК РФ);
3) на основании акта государственного органа (ст. 417
ГК РФ);
4) вследствие ликвидации организации (ст. 419 ГК РФ).
По дебету счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» делаются записи на сумму создаваемых резервов. По дебету счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» в корреспонденции с соответствующими счетами учета расчетов с дебиторами производятся записи при списании невостребованных долгов, ранее признанных организацией сомнительными. Прибавление неиспользованных сумм резервов к прибыли отчетного периода, следующего за периодом их создания, отражается по дебету счета 63 «Резервы по сомнительным долгам» и кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».
По счету 63 «Резервы по сомнительным долгам» аналитический учет ведется по каждому созданному резерву.
Если есть различия в сумме создаваемого резерва, то могут возникать временные разницы при расхождении между суммой резерва в бухгалтерском и налоговом учете.
Будут возникать постоянные разницы, если резерв создается только в целях бухгалтерского учета, или наоборот.
Помимо определения сомнительного долга, существует и понятие безнадежных долгов, т. е. это долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым невозможно исполнение обязательства на основании акта государственного органа или ликвидации организации. За счет резервных средств по сомнительным долгам могут списываться только безнадежные долги.