В 1994 г. был принят Указ Президента РФ об обязательном применения ККА предприятиями всех форм собственности при осуществлении расчетов с населением. Также законодательством предусмотрено, что предприятия могут применять при расчетах только те кассовые аппараты, которые входят в Государственный реестр контрольно—кассовых машин, используемых на территории РФ.
Использование моделей ККА, не входящих в Государственный реестр, запрещено.
Перед началом эксплуатации организация или индивидуальный предприниматель обязаны зарегистрировать кассовый аппарат в налоговой инспекции по месту учета, который должен быть обязательно опломбирован и снабжен фискальной памятью; техническое обслуживание осуществляют через специализированный центр. Не допускается применять чужую технику, но бывает, что собственной у фирм нет, и во многих случаях суд идет им навстречу.
У кассового аппарата три режима эксплуатации: один рабочий и два контрольных. Первый, называемый «Касса», т. е. кассовый чек. Одновременно уже только для внутренних нужд заполняется контрольная лента. Два контрольных режима позволяют получить посменные отчеты – X и Z.
X – отчет– это показания суммирующего счетчика, которые выводятся без обнуления на отдельный чек. Снимается по решению руководства либо при очередной сдаче выручки в кассу организации или старшему кассиру, также его можно сформировать в любое время по секциям, сменам или по кассе в целом.
В конце смены при сдаче оставшейся части выручки счетчик обнуляют. Его последнее состояние, которое и является Z – отчетом, регистрируется в фискальной памяти и на чеке. Отчет содержит показания секционных и контрольных регистров на начало и конец дня, сумму дневной выручки, а также суммы и число чеков возврата, суммы скидок и число аннулированных чеков.
X—и Z – отчеты лучше сохранять. Рекомендуется X – отчет, фиксирующий часть дневной выручки, прикладывать к приходному ордеру, а Z – отчет как итоговый документ по смене наклеивать в журнал кассира—операциониста.
Налоговики настаивают, чтобы журнал кассира—операциониста, контрольные ленты, Z – отчеты, как и первичные документы, хранились 5 лет, а ответственным является руководитель организации.
Контрольная лента– это чековый дубликат. Когда заканчивается чековая лента, вынимают контрольную ленту и, проверив, есть ли на ней тип и номер машины, показания секционных и контрольных регистров, дата и время последней записи, подписывают и помещают на хранение.
Если покупателям возвращают деньги или чеки пробиты по ошибке, заполняется акт по форме № КМ–3 с указанием номера и суммы чека, который подписывают руководитель организации, заведующий отделом (секцией), старший кассир и кассир—операционист.